การดำเนินการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารกับงานสหกิจศึกษา

สถาบัน และสถานประกอบการต้องมีการนำเอาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (Information and Communication Technology : ICT) มาช่วยในการดำเนินงานสหกิจศึกษาให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ประกอบด้วย
1.    การจัดเตรียมโครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร
1.1    ดำเนินการจัดทำแผนงบประมาณทั้งในรูปแบบ งบประมาณประจำปี  และงบบริหารยุทธศาสตร์ 5 % เพื่อจัดหาระบบสำนักงานอัตโนมัติสำหรับดำเนินงานสหกิจศึกษา  สำนักงานอัตโนมัติ (Automation Office) หมายถึง การนำเทคโนโลยีต่างๆ เช่นเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ เทคโนโลยีการสื่อสาร มาใช้ในการทำงานเพื่อให้มีประสิทธิภาพ ระบบสำนักงานอัตโนมัติจะเน้นการประมวลและวิเคราะห์ข้อมูลแล้วแปลงข้อมูลนั้นให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถจัดเก็บและเรียกใช้งานได้ตลอดเวลา ข้อมูลจะมีความถูกต้องรวดเร็วและทันกับความต้องการใช้สำหรับการตัดสินใจของผู้บังคับบัญชา หน่วยงานที่รับผิดชอบดำเนินงานด้านสหกิจศึกษาต้องได้รับการสนับสนุนและติดตั้งอุปกรณ์และเครื่องใช้สำนักงานพื้นฐาน เช่น เครื่องโทรศัพท์ เครื่องโทรสาร เครื่องสำเนาเอกสาร สแกนเนอร์ และคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลสำหรับการรับส่งจดหมายอีเล็กทรอนิกส์ และการรวมจัดเก็บข้อมูล
1.2    ดำเนินการจัดทำแผนงบประมาณทั้งในรูปแบบ งบประมาณประจำปี และงบบริหารยุทธศาสตร์ 5 % เพื่อจัดหาโครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศสำหรับการดำเนินงานสหกิจศึกษา การดำเนินงานสหกิจศึกษา
ให้มีประสิทธิภาพ นอกจากจะมีระบบสำนักงานอัตโนมัติซึ่งไม่สามารถช่วยจัดการข้อมูลที่มีจำนวนมากในแต่ละวันได้จำเป็นต้องมีระบบโครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศที่สามารถรองรับการดำเนินงานระยะยาวได้การจัด
เตรียมปัจจัยและโครงสร้างพื้นฐานด้านฮาร์ดแวร์ ได้แก่ คอมพิวเตอร์แม่ข่ายฐานข้อมูลหลัก (Database Sever) ที่มีความเร็วในการประมวลข้อมูลและความจุเพียงพอสำหรับการจัดเก็บข้อมูลจำนวนมาก คอมพิวเตอร์แม่ข่ายสำหรับบริการแหล่งข้อมูลเครือข่าย (Web Sever) คอมพิวเตอร์ลูกข่าย (Client) ที่กระจายไปตามส่วนงานต่างๆ คณะ/วิทยาลัย/วิทยาเขต ที่สามารถเชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์แม่ข่ายด้วยระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ของสถาบันที่มีความเสถียรและปลอดภัย
2.    เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารเพื่อการดำเนินงานสหกิจศึกษา
2.1    ดำเนินการจัดการฐานข้อมูลสหกิจศึกษา  ทำการจัดการและประมวลผลข้อมูลเพื่อให้สามารถนำมาใช้ในการดำเนินงานของงานสหกิจศึกษา ส่วนกิจการนักศึกษา และใช้ในการตัดสินใจของผู้บังคับบัญชา ต้องทำการรวบรวมและจัดทำเป็นฐานข้อมูลในรูปแบบอีเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้สามารถเรียกใช้งานข้อมูลดังกล่าวผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ได้ตลอดเวลา ฐานข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานสหกิจศึกษา มีดังนี้
1)    ฐานข้อมูลการดำเนินงาน เป็นสถิติข้อมูลทั่วไป ได้แก่ ข้อมูลการจัดส่งนักศึกษาไปปฏิบัติงานจำแนกตามภาควิชา/คณะ/วิทยาเขต ข้อมูลการนิเทศงานสหกิจศึกษาของคณาจารย์นิเทศ  ฯ
2)    ฐานข้อมูลนักศึกษา ได้แก่ ข้อมูลส่วนตัว รหัสประจำตัว ภาพถ่าย ข้อมูลการลงทะเบียนและผลการศึกษา ข้อมูลนี้ใช้วิธีเชื่อมโยงกับงานทะเบียนนักศึกษา
3)    ฐานข้อมูลสถานประกอบการ ได้แก่ สถานที่ตั้งพร้อมแผนที่ ประเภทและขนาดของสถานประกอบการ รายนามผู้ที่สามารถติดต่อประสานงานได้ ข้อมูลการรับนักศึกษาปฏิบัติงาน หัวข้อรายละเอียดการปฏิบัติงานที่นักศึกษาทำในอดีต ค่าตอบแทนและสวัสดิการที่นักศึกษาได้รับ ฯลฯ
4)    ฐานข้อมูลรับนักศึกษา (สำหรับสถานประกอบการ) ได้แก่ ข้อมูลการรับนักศึกษาจำแนกเป็นรายปี  ภาควิชา/คณะ/วิทยาลัย/วิทยาเขต ข้อมูลหัวข้อและรายละเอียดการปฏิบัติงานที่นักศึกษาเคยทำแล้วในอดีต ข้อมูลแหล่งติดต่อประสานงานกับสถาบัน เพื่อรับนักศึกษามาปฏิบัติงานซึ่งจะเป็นประโยชน์ในการรับสมัครพนักงานของสถานประกอบการในอนาคต
2.2    ดำเนินการนำเข้าและประมวลผลข้อมูลนำเข้าข้อมูลการดำเนินงานสหกิจศึกษาโดยการนำเข้าข้อมูลดิบจากผู้ให้ข้อมูลโดยตรงในรูปแบบของเอกสารอีเล็กทรอนิกส์ (E – document) ได้แก่ การให้นักศึกษากรอกข้อมูลผ่านแบบฟอร์มอีเล็กทรอนิกส์ (E – form) ในคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล การให้สถานประกอบการแจ้งประเมินผลการปฏิบัติงานของนักศึกษาผ่านแหล่งเครือข่ายคอมพิวเตอร์ แล้วใช้ซอฟต์แวร์ช่วยในการประมวลข้อมูลทำให้ได้ข้อมูล
ที่ทันสมัยสำหรับสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บังคับบัญชาได้ตลอดเวลา
2.3    ดำเนินการจัดบริการแหล่งข้อมูลเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ปัจจุบันแหล่งข้อมูลเครือข่ายคอมพิวเตอร์ของงานสหกิจศึกษาเป็นสิ่งจำเป็นลำดับต้นๆ เนื่องจากศักยภาพของการสื่อสารผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์มีอิทธิพลและส่งผลต่อประสิทธิภาพการดำเนินงานเป็นอย่างมาก การให้บริการแหล่งข้อมูลเครือข่ายคอมพิวเตอร์ปัจจุบันอยู่ในรูปแบบเว็บเซอร์วิส (Web Services) ที่ผู้ใช้บริการสามารถมีปฏิสัมพันธ์โต้ตอบซึ่งกันและกันได้ แหล่งข้อมูลเครือข่ายสหกิจศึกษาจึงต้องสามารถให้บริการผู้ที่เกี่ยวข้องในทุกด้านได้ เช่น การให้บริการแหล่งข้อมูลบัณฑิตของสถาบันแก่สถานประกอบการ เป็นต้น